【Ver.18】ファイルメーカーの使い方を覚えたいあなたの為のブログ【データを登録する機能】


こちらは人気記事「ファイルメーカーの使い方を覚えたいあなたの為のブログ」をバージョン18に合わせてリニューアルした記事となっております。
Ver.17はこちら→

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FileMaker Pro Advancedの使い方2回目。

今回は、「データを登録する機能」ということで、

 

・新規レコードの作成

・リレーションを利用したレコードの作成

 

の2つをご紹介したいと思います。

 

こちらはシリーズで連載しています。

データを入力する器を作成する機能

・データを登録する機能 ←今回はここです。

・データを消去する機能 Ver.17はこちら

・データを変更する機能 Ver.17はこちら

・データをインポートする機能 Ver.17はこちら

・データをエクスポートする機能 Ver.17はこちら

・データを表示する機能 Ver.17はこちら

・データを表示する画面を作成する機能 Ver.17はこちら

・画面を印刷する機能 Ver.17はこちら

・データを共有する機能 Ver.17はこちら

・処理を自動化する機能 Ver.17はこちら

セキュリティに関する機能 

 

新規レコードの作成 

 

FileMaker Pro Advancedでは、基本的にはレコードのない状態でデータを入力することができません。

(例外は後程ご紹介します。)

その為、「先にレコードを追加してから情報を入力する」という手順が必要になります。

 

レコードを追加する為には、ステータスツールバーの「新規レコード」ボタンをクリックします。

「新規レコード」ボタンをクリックすると、画面の合計レコード数が1レコード追加されます。

レコードが存在する状態で、情報を入力し、以下のレコードを確定させる動作をすることで情報が登録されます。

 

・フィールド(入力欄)の外側をクリックする

・Enterキーを押す

・他のモードに切り替える

・他のレコードを選択する

・他のレイアウトに切り替える

 

レコードが確定される前であれば、入力したデータを元に戻す(データベース格納値に戻す)ことが可能です。

操作方法は、メニューバーの【レコード】→【レコード復帰】です。

テーブルが複数ある場合、どのテーブルにレコードが増えるのか?ということを管理者は把握する必要があるかと思います。

 

「新規レコードボタンを実行したレイアウトに設定されている、テーブルオカレンスの、データソースとなっているテーブル」ということになるのですが、

テーブルオカレンスの概念は少し難しいので、まずは「レイアウトに設定されているテーブルのレコード」と認識して頂ければ良いと思います。

 

「レイアウトモード」に切りかえることで、どのテーブルを設定しているかを確認することができます。

 

下図のように、画面の右上にある「レイアウトの編集」という文字をクリックすると、レイアウトモードに切り替えることができます。(通常はブラウズモードになっています)

※ショートカットは【Windows】Ctrl+L 【Mac】⌘-L

 

 

※それぞれのモードについては、別の回で詳しくご紹介します。

 

ブラウズモード      :「データを表示する機能」の回 (Ver.17はこちら

検索モード       :「データを表示する機能」の回 (Ver.17はこちら

レイアウトモード    :「データを表示する画面を作成する機能」の回 (Ver.17はこちら

プレビューモード    :「画面を印刷する機能」の回 (Ver.17はこちら

 

レイアウトモードにすると、下図のようにレイアウトバーに「テーブル:~~~~」という表記が見つかると思います。

これが、レイアウトが設定されているテーブルになります。(正確にはテーブルオカレンス)

レイアウトモードからブラウズモードに戻るには右上の「レイアウトの終了」ボタンを押します。

※ショートカットは【Windows】Ctrl+B 【Mac】⌘-B

 

例えば、顧客テーブルと見積テーブルが存在するファイルで、

「現在は顧客テーブルを設定したレイアウトを表示しているが、見積テーブルに新規レコードを作成したい」

という場合は、下記の手順をとります。

 

①レイアウト切り替え

②新規レコード作成

 

レイアウト切り替えは、ステータスツールバーの「レイアウト:~~~~~」というレイアウト名の表示部分で切り替えることが可能です。

また、メニューバーの【ファイル】→【管理】→【レイアウトの管理】→【開く】にて、レイアウトを切り替えることも可能です。

左端にチェックボックスがありますが、これはレイアウトを切り替える方法の1つ目でご紹介したレイアウト切り替えの候補として、ブラウズモードでの表示を制御する為のチェックボックスです。

切り替えたいレイアウトが候補に表示されない…ということがありましたら、こちらのチェックボックスをご確認ください。

 

リレーションを利用したレコードの作成

続いて、リレーションを利用したレコードの作成についてご紹介します。

 

FileMaker Pro Advancedでは基本的に、レコードを作成してからでないとデータを入力することができませんが、この「リレーションを利用したレコードの作成」では、レコードを作成する前に登録したいデータの入力をすることができます。

 

リレーションについては、また別途「データを表示する機能」の回でご紹介させて頂く予定ですが、既にリレーションに関してはいくつかブログを書いておりますので、よろしければご覧下さい。

 

◆リレーションシップグラフを読み解いてみよう

リレーションシップグラフを読み解いてみよう

◆難しいことは考えず、とにかくFileMakerでポータルを使ってみよう!

難しいことは考えず、とにかくFileMakerでポータルを使ってみよう!

 

 

具体的な設定方法ですが、メニューバーの【ファイル】→【管理】→【データベース】から【データベースの管理】を開き【リレーションシップ】のタブで設定をします。

画像には「顧客」「見積」という文字が表示されていますが、この四角のかたまり1つ1つを「テーブルオカレンス」と呼びます。

テーブルオカレンスは、左下にあるプラスマークのボタン「テーブルを追加」を押して追加することができます。

リレーションを設定するテーブルオカレンスのフィールドとフィールドをドラッグアンドドロップします。

ここでは「顧客」の顧客IDと「見積」の顧客IDをつなぎます。

すると、次のような状態になります。

リレーションの真ん中にある「=」ボタンをクリックします。

すると、次のような画面が表示されます。

ここで、「見積」の「このリレーションシップを使用して、このテーブルでのレコードの作成を許可」にチェックをつけておくと、ポータルを表示させて値を入力する際に、「レコードを作成する」動作と「データを登録する」動作を一緒に行う事ができるようになります。

上図は、設定した「見積」のテーブルオカレンスをポータルに表示した状態です。

レイアウトに設定されたテーブルのレコードが確定されるときに、新規レコードが作成されます。

 

以上が、データを登録する機能のご紹介となります。

 

次回は、データを消去する機能についてご紹介します。