データを登録する機能

2017年01月12日 07:16 PM

tipsファイル


FileMaker Proの使い方2回目。

今回は、「データを登録する機能」ということで、

 

・新規レコードの作成

・リレーションを利用したレコードの作成

 

の2つをご紹介したいと思います。

 

これはシリーズで連載しています。

 

データを入力する器を作成する機能

・データを登録する機能

データを消去する機能

データを変更する機能

・データをインポートする機能

・データをエクスポートする機能

・データを表示する機能

・データを表示する画面を作成する機能

・画面を印刷する機能

・データを共有する機能

・処理を自動化する機能

・セキュリティに関する機能

 

◇新規レコードの作成

 

FileMaker Proでは、基本的にはレコードのない状態でデータを入力することができません。

(例外は後程ご紹介します。)

 

その為、「先にレコードを追加してから情報を入力する」という手順が必要になります。

 

レコードを追加する為には、ステータスツールバーの「新規レコード」ボタンをクリックします。

「新規レコード」ボタンをクリックすると、画面の合計レコード数が1レコード分追加されます。

レコードが存在する状態で、情報を入力し、レコードを確定させる動作をすることで情報が登録されます。

 

・フィールド(入力欄)の外側をクリックする

・レコードの確定を押す

・レイアウトを切り替える

 

など。

 

レコードが確定される前であれば、入力したデータを元に戻す(データベース格納値に戻す)ことが可能です。

操作方法は、メニューバーの【レコード】→【レコード復帰】です。

 

テーブルが複数ある場合、どのテーブルにレコードが増えるのか?ということを管理者は把握する必要があるかと思います。

 

結論から申し上げると、「新規レコードボタンを実行したレイアウトが指定する、テーブルオカレンスの、データソースとなっているテーブル」ということになるのですが、

テーブルオカレンスの概念は少し難しいので、まずは「レイアウトが指定しているテーブルのレコード」と認識して頂ければ良いと思います。

 

「レイアウトモード」という表示形式に切りかえることで、どのテーブルを指定しているかを確認することができます。

 

下の図のように、画面の左下にある「ブラウザ」という文字の上でクリックし、「レイアウト」に変えることで、レイアウトモードに切り替えることができます。

 

 

※それぞれのモードについては、別の回で詳しくご紹介します。

 

ブラウズモードについて  :データを表示する機能の回

検索モードについて   :データを表示する機能の回

レイアウトモード    :データを表示する画面を作成する機能の回

プレビューモード    :データを印刷する機能の回

 

レイアウトモードにすると、下の図のようにナビゲーションパートに、「テーブル:~~~~」という表記が見つかるかと思います。

これが、レイアウトが指定しているテーブルになります。(正確にはテーブルオカレンス)

例えば、顧客テーブルと見積テーブルが存在するファイルで、

「現在は顧客テーブルを指定したレイアウトを表示しているが、見積テーブルに新規レコードを作成したい」

という場合は、下記の手順をとります。

 

  1. レイアウト切り替え
  2. 新規レコード作成

 

レイアウト切り替えは、ステータスツールバーの「レイアウト:~~~~~」というレイアウト名の表示部分で切り替えることが可能です。

 

また、メニューバーの【メニュー】→【管理】→【レイアウトの管理】→【開く】にて、レイアウトを切り替えることも可能です。

 

左端にチェックボックスがあるかと思いますが、これはレイアウトを切り替える方法の1つ目でご紹介したレイアウト切り替えの候補として、ブラウズモードで表示するかしないかを制御する為のチェックボックスです。

 

切り替えたいレイアウトが候補に表示されない…ということがありましたら、こちらのチェックボックスをご確認頂ければと思います。

 

◇リレーションを利用したレコードの作成

 

続いて、リレーションを利用したレコードの作成についてご紹介します。

 

FileMaker Proでは基本的に、レコードを作成してからでないとデータを入力することができませんが、この「リレーションを利用したレコードの作成」では、レコードを作成する前に登録したいデータの入力をすることができます。

 

リレーションについては、また別途「データを表示する機能」の回でご紹介させて頂く予定ですが、既にリレーションに関してはいくつかブログを書いておりますので、よろしければご参考下さい。

 

◆リレーションシップグラフを読み解いてみよう

https://ywc.com/filemaker/?p=2502

 

◆難しいことは考えず、とにかくFileMakerでポータルを使ってみよう!

http://ywc.com/filemaker/?p=1105

 

 

具体的な設定方法ですが、メニューバーの【ファイル】→【管理】→【データベース】にあります【リレーションシップ】のタブで設定をします。

 

 

画像には「顧客」「見積」という文字が表示されていますが、この四角のかたまり1つ1つを「テーブルオカレンス」と呼びます。

 

テーブルオカレンスは、左下にあるプラスマークの「テーブルを追加」から追加することができます。

 

リレーションを設定するテーブルオカレンスのフィールドとフィールドをドラッグアンドドロップします。

すると、次のような状態になります。

 

リレーションの真ん中にある「=」ボタンをクリックします。

すると、次のような画面が表示されます。

 

ここで、「このリレーションシップによるレコードの作成を許可する」にチェックをつけておくと、ポータルを表示させて値を入力した場合などで、レコードを作成する動作とデータを登録する動作を一緒に行う事が出来るようになります。

 

画像は、設定した「見積」のテーブルオカレンスをポータルに表示した状態です。

フィールドの外をクリックするなど、レコードを確定させる状態で、新規レコードが作成されます。

 

以上が、データを登録する機能の紹介になります。

 

次回は、データを消去する機能についてご紹介します。