FileMaker Pro（ファイルメーカー）の使い方2回目。

（2021/3/30追記）
この記事はFileMaker 15 対応です。
最新バージョン FileMaker 2024 対応版はこちら

今回は、「データを登録する機能」ということで、

・新規レコードの作成

・リレーションを利用したレコードの作成

の２つをご紹介したいと思います。

これはシリーズで連載しています。

①データを入力する器を作成する機能　V15｜V17｜V18｜V19｜2024

②データを登録する機能　V15｜V17｜V18｜V19　　←今回はここです

③データを消去する機能　V15｜V17｜V18｜V19

④データを変更する機能　V15｜V17｜V18｜V19（入力を補助する機能をプラス）

⑤データをインポートする機能　V15｜V17｜V18｜V19

⑥データをエクスポートする機能　V16｜V17,18｜V19

⑦データを表示する機能　V16｜V17,18｜V19

⑧データを表示する画面を作成する機能　V16｜V17,18｜続編（V19）

⑨画面を印刷する機能　V17,18｜続編（V19）

⑩データを共有する機能　V17,18｜V19

⑪処理を自動化する機能　V17,18｜スクリプトトリガ編（V19）

⑫セキュリティに関する機能　V17,18｜FileMakerファイルの暗号化/通信の暗号化（V19）

◇新規レコードの作成

FileMaker Proでは、基本的にはレコードのない状態でデータを入力することができません。

(例外は後程ご紹介します。)

その為、「先にレコードを追加してから情報を入力する」という手順が必要になります。

レコードを追加する為には、ステータスツールバーの「新規レコード」ボタンをクリックします。

「新規レコード」ボタンをクリックすると、画面の合計レコード数が１レコード分追加されます。

レコードが存在する状態で、情報を入力し、レコードを確定させる動作をすることで情報が登録されます。

・フィールド（入力欄）の外側をクリックする

・レコードの確定を押す

・レイアウトを切り替える

など。

レコードが確定される前であれば、入力したデータを元に戻す（データベース格納値に戻す）ことが可能です。

操作方法は、メニューバーの【レコード】→【レコード復帰】です。

テーブルが複数ある場合、どのテーブルにレコードが増えるのか？ということを管理者は把握する必要があるかと思います。

結論から申し上げると、「新規レコードボタンを実行したレイアウトが指定する、テーブルオカレンスの、データソースとなっているテーブル」ということになるのですが、

テーブルオカレンスの概念は少し難しいので、まずは「レイアウトが指定しているテーブルのレコード」と認識して頂ければ良いと思います。

「レイアウトモード」という表示形式に切りかえることで、どのテーブルを指定しているかを確認することができます。

下の図のように、画面の左下にある「ブラウザ」という文字の上でクリックし、「レイアウト」に変えることで、レイアウトモードに切り替えることができます。

※それぞれのモードについては、別の回で詳しくご紹介します。

ブラウズモードについて  ：データを表示する機能の回

検索モードについて　　　：データを表示する機能の回

レイアウトモード　　　　：データを表示する画面を作成する機能の回

プレビューモード　　　　：データを印刷する機能の回

レイアウトモードにすると、下の図のようにナビゲーションパートに、「テーブル：～～～～」という表記が見つかるかと思います。

これが、レイアウトが指定しているテーブルになります。（正確にはテーブルオカレンス）

例えば、顧客テーブルと見積テーブルが存在するファイルで、

「現在は顧客テーブルを指定したレイアウトを表示しているが、見積テーブルに新規レコードを作成したい」

という場合は、下記の手順をとります。

1. レイアウト切り替え
2. 新規レコード作成

レイアウト切り替えは、ステータスツールバーの「レイアウト:～～～～～」というレイアウト名の表示部分で切り替えることが可能です。

また、メニューバーの【メニュー】→【管理】→【レイアウトの管理】→【開く】にて、レイアウトを切り替えることも可能です。

左端にチェックボックスがあるかと思いますが、これはレイアウトを切り替える方法の1つ目でご紹介したレイアウト切り替えの候補として、ブラウズモードで表示するかしないかを制御する為のチェックボックスです。

切り替えたいレイアウトが候補に表示されない…ということがありましたら、こちらのチェックボックスをご確認頂ければと思います。

◇リレーションを利用したレコードの作成

続いて、リレーションを利用したレコードの作成についてご紹介します。

FileMaker Proでは基本的に、レコードを作成してからでないとデータを入力することができませんが、この「リレーションを利用したレコードの作成」では、レコードを作成する前に登録したいデータの入力をすることができます。

リレーションについては、また別途「データを表示する機能」の回でご紹介させて頂く予定ですが、既にリレーションに関してはいくつかブログを書いておりますので、よろしければご参考下さい。

◆リレーションシップグラフを読み解いてみよう

https://ywc.com/filemaker/?p=2502

◆難しいことは考えず、とにかくFileMakerでポータルを使ってみよう！

http://ywc.com/filemaker/?p=1105

具体的な設定方法ですが、メニューバーの【ファイル】→【管理】→【データベース】にあります【リレーションシップ】のタブで設定をします。

画像には「顧客」「見積」という文字が表示されていますが、この四角のかたまり１つ１つを「テーブルオカレンス」と呼びます。

テーブルオカレンスは、左下にあるプラスマークの「テーブルを追加」から追加することができます。

リレーションを設定するテーブルオカレンスのフィールドとフィールドをドラッグアンドドロップします。

すると、次のような状態になります。

リレーションの真ん中にある「＝」ボタンをクリックします。

すると、次のような画面が表示されます。

ここで、「このリレーションシップによるレコードの作成を許可する」にチェックをつけておくと、ポータルを表示させて値を入力した場合などで、レコードを作成する動作とデータを登録する動作を一緒に行う事が出来るようになります。

画像は、設定した「見積」のテーブルオカレンスをポータルに表示した状態です。

フィールドの外をクリックするなど、レコードを確定させる状態で、新規レコードが作成されます。

以上が、データを登録する機能の紹介になります。

次回は、データを消去する機能についてご紹介します。