【FileMaker 19対応】ファイルメーカーの使い方を覚えたいあなたの為のブログ「入力を補助する機能・データを変更する機能」
2021年04月13日 10:47 AM
Claris FileMaker 19
こちらは「ファイルメーカーの使い方を覚えたいあなたの為のブログ」を最新バージョンClaris FileMaker 19対応にリニューアルした記事です。
新バージョンでの第4回は「データを変更する機能」にプラスして「入力を補助する機能」も合わせてお届けしたいと思います。
まず「入力を補助する機能」として以下3つを、
その後「データを変更する機能」として以下4つをご紹介します。
このブログは全12回のシリーズです。
①データを入力する器を作成する機能 V15｜V17｜V18｜V19｜2024
④データを変更する機能 V15｜V17｜V18｜V19（入力を補助する機能をプラス） ←今回はここです
⑤データをインポートする機能 V15｜V17｜V18｜V19
⑥データをエクスポートする機能 V16｜V17,18｜V19
⑧データを表示する画面を作成する機能 V16｜V17,18｜続編（V19）
⑪処理を自動化する機能 V17,18｜スクリプトトリガ編（V19）
⑫セキュリティに関する機能 V17,18｜FileMakerファイルの暗号化/通信の暗号化（V19）
FileMakerにはデータの入力を簡単にしたり、正確なデータ入力を補助する機能がいくつかあります。その中から3つを今回ご紹介します。
■入力値の自動化
「入力値の自動化」はフィールドに値を自動で入力できる機能です。
データを登録した日時やユーザー名などを自動入力できます。また計算式の結果や、関連レコードの値を利用することもできます。
設定場所はデータベースの管理画面から、各フィールドの「オプション」をクリックすると開く
オプション編集画面の「入力値の自動化」タブです。
①作成情報：レコード作成時の情報が入力されます。選択肢は、日付・時刻・タイムスタンプ・名前・アカウント名です。
②修正情報：レコード修正時の情報が入力されます。選択肢は、日付・時刻・タイムスタンプ・名前・アカウント名です。
③シリアル番号：連番を生成して入力します。入力のタイミングをレコード作成時・確定時どちらにするか選択します。
④直前に参照したレコード値：同じテーブルで、最後にアクセスしたレコードの値が入力されます。
⑤データ：設定した値が入力されます。
⑥計算値：設定した計算式の結果が入力されます。
⑦ルックアップ値：関連レコードのフィールドから値をコピーします。
◆「計算値」の設定【フィールドに既存の値が存在する場合は置き換えない】について
チェックを付けない場合は、計算式で使用されているフィールドの値が変更されるたびに、再計算されて自動で値が変更されます。
チェックを付けた場合は、計算式で使用されているフィールドの値が変更されても、最初に入力された値から変更されません。
◆設定【データ入力時の値変更の禁止】について
この設定にチェックを付けた場合は、ユーザーが自動入力された値を変更できなくなります。変更しようとすると以下のようなメッセージが表示されます。
入力値の自動化の詳細はヘルプをご参照ください。
Claris FileMaker Pro 19 ヘルプ：入力値の自動化の定義
■入力値の制限
入力される値を制限したり、入力漏れを防ぐことができる機能です。
設定場所は「入力値の自動化」の隣のタブ「入力値の制限」です。
①いつのタイミングで制限するかを設定します。
「常時」を選択すると手入力だけでなくインポート時やスクリプトでの値入力にも、制限が適応されることになります。
★制限がかかるタイミング
常時：手入力・インポート・スクリプト
データの入力時のみ：手入力
②「データの入力時にユーザーによる上書きを許可する」は制限の警告メッセージを無視して上書きできるかできないかの設定です。
下図はチェックを付けた場合の警告メッセージです。
「はい」をクリックして上書きができます。
チェックを付けない場合は下図のように選択肢が「はい」「いいえ」ではなく「OK」のみになり警告を無視できなくなります。
③具体的な制限内容を指定します。
オプションによって警告メッセージのタイミングが異なります。
④警告メッセージをデフォルトの文章から変更できます。
入力値の制限の詳細はヘルプをご参照ください。
Claris FileMaker Pro 19 ヘルプ：入力値の制限の設定
■値一覧
よく利用する値や、文言が決まっている値をあらかじめ一覧で登録しておき、ユーザーが入力時に選択できる機能です。入力が簡単にできる、値を統一できるなどのメリットがあります。
例えば「担当者」やタスクの「ステータス」は同じ値を何度も使う項目かと思いますので、値一覧を登録しておくと便利です。また、値一覧の表示方法（コントロールスタイル）も4つありますのでご紹介します。
値一覧の基本的な使い方は2ステップです。
①値一覧の作成
【ファイル】→【管理】→【値一覧】をクリックします。
値一覧の管理画面が開きます。ファイルに設定している値一覧を管理できます。
左下の「新規」をクリックすると編集画面が開き、新しく値一覧を追加することができます。
②フィールドへの値一覧の割り当てと、フィールド書式の設定
レイアウトモードの右側のインスペクタパネルでフィールドの値一覧設定ができます。
「値一覧：」でフィールドに割り当てる値一覧を選びます。
「コントロールスタイル」で表示方法を選びます。値一覧で利用できるコントロールスタイルは「ドロップダウンリスト」「ポップアップメニュー」「チェックボックスセット」「ラジオボタンセット」の４つです。
※選択するコントロールスタイルによって「値一覧：」下のオプション設定は変わります。
下図はドロップダウンリストです。このように値一覧から値を選択することができます。
今回ご紹介した値一覧は「“静的“値一覧」と呼ばれるものです。一方「“動的“値一覧」と言ってフィールドに入力されたデータをもとに関連データを表示させる方法もあります。
ブログがありますのでよろしければご覧ください。
値一覧の詳細はヘルプをご参照ください。
Claris FileMaker Pro 19 ヘルプ：値一覧の定義
続いて「データを変更する機能」をいくつかご紹介していきます。
■手入力による編集・変更
編集したいフィールドにカーソルを入れて値を入力し、レコードを確定させる動作をすることでデータが変更されます。（レコードを確定させる動作については2回目でご紹介しました。）
これは新規登録の際も、編集する際も変わりません。
新規登録時と同様、レコードを確定させる前であれば、値を元に戻す（データベース格納値に戻す）ことが可能です。
操作方法は、メニューバーの【レコード】→【レコード復帰】です。
■フィールド内容の全置換
対象レコードの値を一括で変更できる便利な機能です。
対象レコードを一括で置換しますので、実行後にレコード復帰はできません。
【レコード】 →【フィールド内容の全置換】から実行できます。
置き換えたいフィールド（下の図では「都道府県」フィールドの“東京都“）にカーソルを入れて置換を実行することで、対象レコードのフィールドの値を一括で特定のデータに変更することができます。
膨大なデータを置き換える必要がある場合にはとても便利ですね！
繰り返しになりますが、実行後は置き換え前のデータに戻せないので注意しましょう。
■フィールド内容の再ルックアップ
この機能は入力値の自動化「ルックアップ値」を設定しているフィールドがある場合に利用する機能です。
コピー元のフィールドの値を変更した時、「ルックアップ値」を設定しているフィールドの値もその値で上書きしたい場合に利用します。
対象レコードを一括で置換しますので、実行後にレコード復帰はできません。注意しましょう。
例えば下図のように「見積」の「連絡先」フィールドは関連テーブル「顧客」から「電話番号」フィールドをコピーするように設定していたとします。
※以下2カ所をデフォルト設定から変更しています。
1）「完全に一致する値がない場合」は「使用する値」を選択。右の四角の欄は空欄のまま。
2）左下の「内容が空欄の場合コピーしない」のチェックを外す。
そうすると照合フィールド「顧客ID」に基づきレイアウト「見積」の「連絡先」の値がルックアップで自動入力されます。
重要なのが、ルックアップで入力された値は、コピー元のフィールドの値が書き換わっても上書きされないということです。ここで「フィールド内容の再ルックアップ」を利用します。
【レコード】 →【フィールド内容の再ルックアップ】から実行します。
今回の場合だと「顧客ID」にカーソルを入れて実行します。
ダイアログが表示されますので、「OK」をクリックすると、「顧客ID」に基づいて「見積」の「連絡先」の値が変更されます。
ちなみに、この時カーソルを「顧客ID」ではなく「連絡先」に入れて「フィールド内容の再ルックアップ」を実行すると以下のようなダイアログが出ます。
つい、値をルックアップするフィールドにカーソルを入れてしまいそうになりますが、照合フィールドにカーソルを入れる、ということを頭に入れておきましょう。
再ルックアップも「フィールド内容の全置換」同様、対象レコードを一括で置換しますので、実行後レコード復帰はできません。注意してください。
■Evaluate関数
「このフィールドが書き換わったら、自動でこのフィールドの内容も書き換えたい！」
といった場合に便利な関数です。
例えば特定のフィールドの値が変更されるたびに「変更日時」のフィールドを更新したい場合などに利用できます。
Claris FileMaker Pro 19 ヘルプ：論理関数「Evaluate」
—————————— FileMaker ヘルプより抜粋 ——————————
Evaluate ( “Get ( タイムスタンプ )” ; [フィールドB ; フィールドC] )
フィールド B またはフィールド C が変更されるたびに、タイムスタンプを保存します。
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次回は第5回「データをインポートする機能」です。
最後までお読みいただきありがとうございました！