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FileMaker Pro Advancedの使い方6回目。

今回は、「データをエクスポートする機能」ということで、

 

・FileMaker Pro 17 Advancedでエクスポートできるファイルの拡張子

・レコードのエクスポート

・レコードをエクセルとして保存

・スナップショットリンク

 

の4つをご紹介したいと思います。

 

これはシリーズで連載しています。

・データを入力する器を作成する機能

・データを登録する機能

・データを消去する機能

・データを変更する機能

・データをインポートする機能

・データをエクスポートする機能　←今回はここです。

・データを表示する機能

・データを表示する画面を作成する機能

・画面を印刷する機能

・データを共有する機能

・処理を自動化する機能

・セキュリティに関する機能

 

 

 

 

◇FileMaker Pro 17 Advancedでエクスポートできるファイルの拡張子

 

FileMaker Pro 17 Advanced でエクスポートできるファイルの拡張子は以下の通りです。

.csvまたは.txt

.dbf

.fmp12

.htm

.mer

.xlsx

.tabまたは.txt

.xml

 

■FileMaker ヘルプ【サポートされているインポートおよびエクスポートファイルフォーマット】

https://fmhelp.filemaker.com/help/17/fmp/ja/#page/FMP_Help%2Fimport-export-formats.html%23

インポートとエクスポートの形式は基本的に共通ですが、「.htm」のみエクスポートしかできない点に注意してください。

 

◇ レコードのエクスポート

 

エクスポートは、メニューバーの「ファイル」→「レコートのエクスポート」で行うことができます。

 

メニューバーの「ファイル」→「レコートのエクスポート」を選択すると、「ファイルへのレコードのエクスポート」のウインドウが表示されます。

図1

 

出力のファイル名とファイルの種類を指定し、「保存」を押します。

 

「フィールド名も出力したい」という場合、「.dbf/ .fmp12/ .mer/ .xlsx」のいずれかをファイルの種類に指定することで、対応することができます。

 

保存ボタンを押すと、「フィールドデータのエクスポート順」というウインドウが表示されますので、出力したいフィールド項目を「フィールドのエクスポート順」という欄に移動させることで、出力対象として指定することができます。

 

図2

図2で「現在のレイアウト」と指定されている部分を「現在のテーブル」に変更すると、現在のテーブルの全フィールドを指定できるようになります。

その他、特定のテーブルを直接指定することも可能です。

 

◇ レコードをエクセルとして保存

 

「もっと簡単にエクスポートする方法はないの？」という場合には、「レコードをエクセルとして保存」の機能がお勧めです。

現在表示しているレイアウトのフィールドをそのままエクセル形式で出力できます。しかもフィールド名も出力されます。

 

しかし、この機能では出力されるファイルのフィールドの並び順や、どの項目を出力するかなどは現在のレイアウトに依存するため、細かな対応は苦手です。

 

操作方法は、メニューバーの「ファイル」→「レコードの保存/送信」→「Excel」です。

 

 

図3

詳細な仕様については、ヘルプをご確認ください。

 

■FileMaker ヘルプ【Excel ファイルでのレコードの保存および送信】

https://fmhelp.filemaker.com/help/17/fmp/ja/#page/FMP_Help%2Fsaving-sending-records-excel.html%23ww1069808

 

◇ スナップショットリンク

 

この機能を使うと、「.fmpsl」という拡張子のファイルが作成されます。

これは　“スナップショットに含める対象のレコードを保存した状態で、データベースを開く”　為の機能です。

 

例えば、「ファイルメーカーサーバーで共有している顧客について、今月100万円以上の売上額の顧客のデータを部長に見てほしい」というような時に、100万円以上という条件で検索し、スナップショットリンクを作成し、部長にスナップショットリンクファイルを送るイメージです。

 

スナップショットリンクでは　“スナップショットに含める対象のレコードを保存した状態で、データベースを開く”　ことをしますので、開いた日に100万円以上の顧客が入れ替わっていたとしても、スナップショットリンクで開かれる顧客データは変わりません。

 

どれを対象にするかについては、

・現在の対象レコード

・現在のレコード

のどちらかを指定することが可能です。

 

詳細な仕様については、ヘルプをご確認ください。

■FileMaker ヘルプ【スナップショットリンクでのレコードの保存および送信】

https://fmhelp.filemaker.com/help/17/fmp/ja/#page/FMP_Help%2Fsnapshot-link.html%23ww1051509

 

いかがでしたでしょうか。

FileMaker Pro 17 Advancedのデータをエクセルに書き出して活用することが出来れば、システムの活躍の幅がグンと広がりますよね。

決して難しい操作ではありませんので、ぜひ試してみて頂ければと思います。