新・ファイルメーカーの使い方を覚えたいあなたの為のブログ【データをエクスポートする機能】
2019年04月10日 10:00 AM
FileMaker 17
(最終更新日:2020/3/31)
こちらは大人気記事「ファイルメーカーの使い方を覚えたいあなたの為のブログ」のリニューアル版です!Ver.17とVer.18に対応しています。
Ver.16はこちら→
FileMaker Pro Advanced(ファイルメーカー)の使い方6回目。
今回は、「データをエクスポートする機能」ということで、
・FileMaker Pro Advancedでエクスポートできるファイルの拡張子
・レコードのエクスポート
・レコードをエクセルとして保存
・スナップショットリンク
の4つをご紹介したいと思います。
これはシリーズで連載しています。
⑥データをエクスポートする機能 V16|V17,18 ←今回はここです
⑨画面を印刷する機能 V17,18
⑩データを共有する機能 V17,18
⑪処理を自動化する機能 V17,18
⑫セキュリティに関する機能 V17,18
◇FileMaker Pro Advancedでエクスポートできるファイルの拡張子
FileMaker Pro Advanced でエクスポートできるファイルの拡張子は以下の通りです。
.csvまたは.txt
.dbf
.fmp12
.htm
.mer
.xlsx
.tabまたは.txt
.xml
■FileMaker ヘルプ【サポートされているインポートおよびエクスポートファイルフォーマット】
https://fmhelp.filemaker.com/help/18/fmp/ja/#page/FMP_Help%2Fimport-export-formats.html%23
インポートとエクスポートの形式は基本的に共通ですが、「.htm」のみエクスポートしかできない点に注意してください。
◇ レコードのエクスポート
エクスポートは、メニューバーの「ファイル」→「レコートのエクスポート」で行うことができます。
メニューバーの「ファイル」→「レコートのエクスポート」を選択すると、「ファイルへのレコードのエクスポート」のウインドウが表示されます。
図1
出力のファイル名とファイルの種類を指定し、「保存」を押します。
「フィールド名も出力したい」という場合、「.dbf/ .fmp12/ .mer/ .xlsx」のいずれかをファイルの種類に指定することで、対応することができます。
保存ボタンを押すと、「フィールドデータのエクスポート順」というウインドウが表示されますので、出力したいフィールド項目を「フィールドのエクスポート順」という欄に移動させることで、出力対象として指定することができます。
図2
図2で「現在のレイアウト」と指定されている部分を「現在のテーブル」に変更すると、現在のテーブルの全フィールドを指定できるようになります。
その他、特定のテーブルを直接指定することも可能です。
◇ レコードをエクセルとして保存
「もっと簡単にエクスポートする方法はないの?」という場合には、「レコードをエクセルとして保存」の機能がお勧めです。
現在表示しているレイアウトのフィールドをそのままエクセル形式で出力できます。しかもフィールド名も出力されます。
しかし、この機能では出力されるファイルのフィールドの並び順や、どの項目を出力するかなどは現在のレイアウトに依存するため、細かな対応は苦手です。
操作方法は、メニューバーの「ファイル」→「レコードの保存/送信」→「Excel」です。
図3
詳細な仕様については、ヘルプをご確認ください。
■FileMaker ヘルプ【Excel ファイルでのレコードの保存および送信】
◇ スナップショットリンク
この機能を使うと、「.fmpsl」という拡張子のファイルが作成されます。
これは “スナップショットに含める対象のレコードを保存した状態で、データベースを開く” 為の機能です。
例えば、「ファイルメーカーサーバーで共有している顧客について、今月100万円以上の売上額の顧客のデータを部長に見てほしい」というような時に、100万円以上という条件で検索し、スナップショットリンクを作成し、部長にスナップショットリンクファイルを送るイメージです。
スナップショットリンクでは “スナップショットに含める対象のレコードを保存した状態で、データベースを開く” ことをしますので、開いた日に100万円以上の顧客が入れ替わっていたとしても、スナップショットリンクで開かれる顧客データは変わりません。
どれを対象にするかについては、
・現在の対象レコード
・現在のレコード
のどちらかを指定することが可能です。
詳細な仕様については、ヘルプをご確認ください。
■FileMaker ヘルプ【スナップショットリンクでのレコードの保存および送信】
https://fmhelp.filemaker.com/help/18/fmp/ja/#page/FMP_Help%2Fsnapshot-link.html%23ww1051509
いかがでしたでしょうか。
FileMaker Pro Advancedのデータをエクセルに書き出して活用することが出来れば、システムの活躍の幅がグンと広がりますよね。
決して難しい操作ではありませんので、ぜひ試してみて頂ければと思います。