広がる業務自動化！

これまでクライアント環境でのみ利用可能だった「フィールド内容のエクスポート」スクリプトステップが、FileMaker Server上のスクリプトやFileMaker Data API経由で実行できるようになりました。

※FileMaker Data API は、[フォルダを作成] をサポートしていないため互換性が「一部」となっています。

◆「フィールド内容のエクスポート」スクリプトステップとは？

「フィールド内容のエクスポート」は、フィールドに保存されたデータをファイルとして書き出すためのスクリプトステップです。
オブジェクトフィールドに格納されたWord、Excel、PDF、画像などを書き出したい時、特によく利用される機能です。

↓エクスポートするフィールドと、エクスポート先のファイルの名前と場所を指定できます。

◆これまでの制限

従来、このスクリプトステップは FileMaker Pro / FileMaker Go / FileMaker WebDirect といったクライアント環境でのみ実行可能でした。
つまり、「ユーザーが画面を開いて実行する」必要があり、完全自動化の障壁になっていました。

また、FileMaker Go および FileMaker WebDirect では互換性が「一部」とされている通り、機能面にも制約があります。

FileMaker Go では、［フォルダを作成］がサポートされていません。
さらに、FileMaker WebDirect では、［出力ファイルの指定］オプションおよび［フォルダを作成］オプションがサポートされていないため、フォルダへの完全自動保存を行うことができない場合があります。

加えて、オブジェクトフィールドに格納された見積書PDF、仕様書Excel、参考画像などのファイルをまとめて取引先へメール添付して送信したい場合、FileMaker Pro であれば、スクリプトによってファイルを添付したメール送信を自動化する構成が可能です。
しかし、FileMaker WebDirect では、電子メール送信時の［ファイルを添付］オプションがサポートされていません。

そのため、[フィールド内容のエクスポート] スクリプトステップでオブジェクトフィールドに格納されたデータを保存またはエクスポートできても、ユーザー自身が手動でメールへ添付する必要がありました。

◆今回のアップデートでできるようになること

今回のアップデートで、

これまでユーザー操作が必要だった帳票出力やファイル保存処理をサーバ側で自動化したり外部から自動実行したりできるようになりました。

バックオフィス業務の省力化や運用効率の向上が期待できます。

さらに、FileMaker WebDirect からファイルを添付して電子メール送信を行いたい場合でも、サーバ上のスクリプトを利用することで、ユーザーが手動でファイルを添付することなく、オブジェクトフィールドに格納されたデータを添付して自動でメール送信する処理を実行できるようになります。

人的作業の削減だけでなく、添付漏れや送信ミスの防止にもつながり、業務効率化に大きく貢献するアップデートといえそうです。

◆まとめ

いかがでしたでしょうか？

これまで難しかった“ファイル出力の完全自動化”が実現できるようになりました。
帳票の自動生成やファイル管理の自動化、またClaris Studio で作成したフォームで収集したファイルの管理にも使えそうです。

最後までお読みいただきありがとうございました。
その他の新機能についても随時ブログを更新していきますので、ぜひチェックしてください！

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