毎月1日に若手メンバーがお送りしている
 「Yes！フレッシュマンズブログ」！！
今回のテーマは、業務効率化のために心がけていることです。

タスクを漏れなくこなしていくためには、時間を有効に使うための工夫が欠かせません。
日々たくさんのタスクをこなしているイエスウィキャンの社員は、業務効率化のためにどんなことを工夫しているのでしょうか。
社員数名に聞いてみたところ、以下のような回答が集まりました！

■時間を区切って業務を進める

25分集中して5分休憩を繰り返すポモドーロタイマーを活用しています。
25分の間で1つの仕事を終わらせると決めることで、集中力が高まります。
また、長時間の作業の場合でも25分に一度切ることで、頭の中が整理されて生産効率がアップします。

■時間帯を考えて1日のタスクをスケジューリングする

1日の予定を計画する際、最も集中できる時間帯に重要なタスクや考える必要があるタスクを優先的に割り振るようにしています。
私は午前中が最も集中できるため、提案を考えたりアイデアを練る作業を午前中に行うようにしています。一方で、社内業務や打ち合わせは、なるべく午後に対応出来るように計画をたてています。

■1日にタスクを詰めすぎないようにする

複数案件を抱える中で、各案件を着実に進めるため、1日に詰め込みすぎないように注意しています。
タスクを振り分ける際は、週単位で目標を設定し、その上で、1日の中で午前に1案件、午後に2案件といった形で「この日にやる」と振り分け、集中して進められるようにしています。

■Claris FileMakerで作成されたタスク管理システムを活用する

Claris FileMakerで作成された社内のタスク管理システムを活用しています。
毎週末に次週分のタスクをすべてタイムスケジューリングすることで、月曜日の朝からすぐに仕事に取り組めるようにしています。
また随時、各タスクの実施時間を記録し、それを参考に次回の実施時間の改善を図っています。

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フレッシュマンズブログメンバーが業務効率化のために心がけていることとは

より具体的な内容として、
フレッシュマンズブログメンバーの廣井さんと小林さんからそれぞれ3つずつ、仕事を効率的に進めるために工夫していることをご紹介します。

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クリエーター　廣井

私が仕事を効率的に進めるにあたって工夫していることは以下の3つです。それぞれ詳しく紹介します。

①▶思考と作業を分ける。

　以前はどうやって作業するかを考えながら仕事をしていることが多かったのですが、悩む時間が長く効率的に仕事を行えていませんでした。そのため、思考と作業を分け、作業内容をしっかりと考えてから作業するようにしています。また、詰まった時も考えながら作業をするのではなく、一度考えてから作業をするようにしています。

②▶複数の仕事がある時は並行して作業するのではなく、シングルタスク化して1つ1つ行う。

　Aの仕事をやりながらBの仕事をする…という風に並行して仕事をすると、1つあたりの仕事に割ける力は落ちてしまいます。そのため、複数の仕事がある場合は並行して行わず1つ仕事が完了したら次の仕事へ…というように1つ1つ仕事を行うようにしています。

③▶仕事に集中できるように環境を整え、自身の体調にも気を付ける。

　デスクが散らかっている、部屋が寒いなど環境が良くないと仕事に集中できません。特に在宅勤務時はデスクを整理する、暑い/寒い場合は我慢せず空調を使うなどして仕事に集中できる環境を整えるようにしています。また、体調が悪いと集中できないので毎日軽い運動をする・睡眠をしっかりとるなどして自身の体調にも気を付けています。

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システムコーディネーター　小林

私が仕事を効率良くこなすために行っていることを考えて、以下の3点を挙げてみました！

効率良くというよりは、仕事に集中して取り組むために行っていることや皆さん当たり前にやっているであろうことも含まれていますがご紹介します。

①▶付箋やメモ帳に小さいことでも書き込んでおく

　自分が今どのくらいタスクを抱えているのか、この後発生しそうなのかをざっくり把握するためにPCの付箋機能を使用して担当しているお客様とそれぞれの次やるべきことを箇条書きでメモしています！

これをするようにしてから自分のタスクが可視化できて自分の状況が把握できるようになったと思います。

手元に紙がある場合はそこに書き込むこともあるのですが、紙だと後で見返すときにどこに書いたかわからなくなってしまうので、できるだけデジタルでメモしておくようにしています。

②▶すぐにできそうなことはすぐに片づける

　前日までに一日のタスクとスケジュールをざっくり立てておくのですが、どうしても急に発生する作業や事務処理のようなことが発生する場合があるかと思います。

そんな時は、その作業が10分くらいで終わらせられそうなものであればその場ですぐ片付けるように意識しています！後回しにすると忘れてしまうので早めにやろうと思いそうしていますが、それでもこまごましたことは忘れがちです…。

③▶しっかり身支度を整える

　在宅で、お客様先に訪問する予定も無いという時でも、できるだけ出社する時と同じ時間に起きて同じように身支度をして…という流れを過ごしてだらけてしまわないように気を付けています。

学生時代に受験勉強をしていた頃、勉強に集中できなったときに赤いリップを塗ったり髪をちょっと巻いてみたりするとなんとなく気合を入れ直せる気がしたので、見た目がやる気につながる性格なのかもしれないです。

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いかがでしたでしょうか。
今回の記事を作成するにあたり、社内の方々から業務効率化に関する貴重な意見を伺うことができて非常に有意義な機会となりました。
実際の取り組みを聞くと、より具体的なイメージが持てて、自分の働き方にも役立てられそうですね。

一人ひとりが日々の業務で意識的に工夫を重ねて小さな改善を積み重ねることで、結果として大きな成果を生むことができます。単なる時間の節約にとどまらず、より充実した働き方を目指して今後も業務に取り組んでいきたいと思います！

～イエスウィキャン　今月のニュース！～

「今月のニュース！」では、少しでも社内の雰囲気が伝わるようなイエスウィキャンの社内ニュースをお届けしています！

今月は、業務効率化の工夫の紹介でも出てきた社内で使っているタスク管理システムを一部お見せします。

タスクを登録するだけでなく、そのタスクがどの案件に関連しているのか、予定している作業時間や実際の着手時間を記録することができます。社内のほとんどの人がこのシステムを活用し、日々の業務の中でタスク管理を行っています。

このシステムは、Claris FileMakerを使って社内で開発をしたツールのため、必要に応じて柔軟にカスタマイズが可能です。
Claris FileMakerの利点を最大限に活かし、日々の業務を支える重要なツールとなっています！