【事例紹介：営業に関する業務を一気通貫で管理するシステム（Claris Connectを使用したメーラーとFileMakerのリアルタイム連携）SNS株式会社様】
2023年05月25日 12:00 PM
導入事例
今回は、SNS株式会社様による『顧客・案件管理、帳票作成システム』の開発事例についてご紹介致します。
SNS株式会社様について
SNS株式会社様は、2008年に創業した販売促進アイテムの制作会社です。インターネットの問い合わせフォームから販促物制作の依頼を受け、お見積りを行い、受注ができたら工場にTシャツやのぼりといった販促グッズを発注して納品という流れで業務を行っています。
SNS株式会社様HP：https://www.sns-sp.co.jp/
業務の課題やご要望
今回、システムを開発するにあたって以下の課題点やご要望が挙げられました。
＜課題点＞
・問い合わせの内容がメールやWebフォームから届くため、データベースへの案件の登録作業が手間となっている。
・せっかく受注情報をシステムで管理しているのに、帳票はエクセルで作成・修正を行っているので無駄な手間がかかっている。
＜ご要望＞
・見積り依頼をメールで受けた後、顧客管理・受注管理をパッケージシステムで行い、帳票をエクセルで作成している。これらの業務を一気通貫で行えるようにしてほしい。
・各案件がどのような進捗状況にあるのか一目で確認できるシステムにしたい。
弊社でのご提案内容
お客様の課題とご要望から、弊社では「顧客・案件管理」「帳票作成・出力」の機能を備えたシステムをご提案しました。
また、OutlookとClaris Connectの連携によってWebフォームで入力した見積り依頼をメールで受信し、Claris FileMakerにオンタイムで情報を取り込むといった業務フローも提案しました。
※Claris Connectとは
Claris Connect とはコネクタと呼ばれる既存サービスのアプリケーションを連携させて、Claris FileMaker だけでは難しい動作を容易に実現できるツールです。
簡単な設定で複雑な動作の自動化ができ、多くのアプリケーションとの連携することが可能です。
（関連ブログ：Claris Connect (クラリスコネクト) の提供がスタートしました。）
実際のシステムについて
実際のシステムは以下のようになります。
- TOP画面
- 自分に割り振られた案件を確認することができます
- 案件はステータスごとにタブ分けされ、進捗が一目で確認ができます
- 案件登録画面です。
- Webの問い合わせフォームで登録された内容をOutlookでメールとして受信し、受信したメールがClaris ConnectによってオンタイムでClaris FileMakerに案件として登録されます
- 帳票作成画面です。
- 登録した案件データに紐づいて見積書／注文書／注文請書／請求書を作成、発行することができます。
期待される効果
このシステムの導入によって、システム上で案件情報の管理や帳票の作成が可能になりました。また、社内全体で案件の進捗状況を確認しあえることや、スピーディーなアサイン、お客様対応が可能になり、社内での効率的な業務運営が行われることが期待されます。
担当者様の声
Q：Claris FileMaker を導入しようと決めた「決め手」は何でしたか。
以前は別のシステムを検討し導入に向けて動いておりましたが、弊社の業務との相性が悪くエクセル管理をしている状態でした。FileMakerであれば顧客管理から帳票の出力までを1つのシステムで一元管理することができ、よりスムーズに業務を進めることができると考えたためです。
Q: 実際にClaris FileMakerに触れて、どのような点が良いと感じましたか。
営業担当は日ごろ多くの案件を抱えているので、案件ごとのステータスが簡単に把握できるようなシステムにしたいと考えておりました。弊社ではお電話でもお問い合わせをいただくので、過去のご注文内容を手早く参照できるよう、顧客情報や提出した帳票といった営業に関するデータを一元管理できることも重視しました。
Q：開発したシステムについて、どのような効果が期待されますか。
社内間での情報共有や過去の営業データの検索がFileMakerによって簡単にできるようになるため、より営業活動やお客様へのフォローアップがしやすい環境になることを期待しています。また、管理者と営業担当間の業務の「見える化」が進むことにより、社内全体で案件をフォローする姿勢がさらに整ってくると考えております。
さいごに
今回は、SNS株式会社様が抱える課題点と、弊社が提案したシステムについてご紹介いたしました。Claris FileMakerとClaris Connectの連携によって、スピーディーな案件対応が可能になったとともに、営業にかかる業務を1つのシステムでまとめて管理することで、社内全体で案件の進捗がより分かりやすくなり、より円滑な業務が実現されることでしょう。