スタッフ ある日の仕事
9:15
カフェラテを淹れて、PCの前に座る。うん、今日も美味しく淹れられた。今日の１日の業務を書き出して、上司にメッセージで送信をする。9:30
スケジュールを確認しながら業務の準備をする。今日は月末。月次処理でやること盛り沢山だから、時間を意識してテキパキ進めていかないと。9:50
全体朝礼が始まる。
スタッフからの連絡としてランチ会の告知をする。社内交流のために企画したものだ。前回好評だったため、メンバーの組み合わせを変えて再度実施することに。そういえば、前回のペアだった○○さんと○○さんはランチ会で色々な話ができたことで、仕事のやり取りもスムーズになったとのこと。そういったことを聞くと、企画してよかったとしみじみと嬉しく思う。10:10
全体朝礼後は上司と二人でスタッフ朝礼。昨日の業務の振り返りと今日の業務の内容を共有する。10:20
Claris FileMaker のライセンス料をネットバンキングで振り込む。事前にExcelでまとめていたリストを元に上司と金額の読み合わせをし、金額に誤りがないか最終確認をして、送金。10:35
コーディネーターさんから依頼があった臨時請求書の発行にとりかかる。お客様からの申込書の内容と請求書の内容に差異がないか確認。一か所気になる点があったためコーディネーターさんに確認。確認したところ問題ないと分かる。出力前に今一度請求書内容を入念にチェック。
月末の請求書発行作業もこのまま終わらせてしまおう。先月の受注数が多かったため、請求書発行数もその分多い。嬉しい悲鳴だ。
11:00
入金確認と資金繰り表の記載。続いて銀行の通帳内容をFileMakerの出納帳に入力していく。入力ミスがないように緊張感をもって作業を進める。12:00
お昼休憩の時間だ。普段は家にある食材で簡単に作って食べるけど、今日はお取り寄せしたキッシュ。ずっと気になっていたお店の商品で、オンラインショップで注文したものが昨日届いたのだ。うん。期待を超えた美味しさ！リピート決定だな。
午後も忙しくなるけどキッシュのおかげで頑張れそう。13:00
午後１番の仕事は、メンバーの勤怠入力。出退勤と残業履歴をFileMaker の勤怠管理システムに入力していく。○○さんは今月の残業時間が基準よりオーバーしている。作業を少し減らした方が良いかもしれない。上司に報告しよう。
予定より早めに作業が終わったので、現金精算も確認。メンバーがPDFで提出した精算伝票と領収書を見比べ、差異がないか確認。14:00
再来週から新しいメンバーが入社する予定。新人マニュアルの内容をチェックしておこう。前回改定した時から勤務体制がすこし変わったから、何カ所か変更する必要があるはず。1ページずつしっかり確認し、変更箇所を洗い出していく。
○○さんが入社した後、なるべく早く会社になじめるようしっかりフォローしていこう。15:00
スタッフ会議がスタート。今週１週間の業務を確認していく。月初もやること盛り沢山！今週の出社日にはオフィス備品チェックと書類のファイリング作業を行うことを報告。会議の時間が少し余ったので、先ほどのマニュアルの変更点について相談。合わせて追加項目の提案をしたら上司も賛成してくれた。会議後、議事録を作成。16:00
資料や契約書等の電子データの整理整頓を行う。必要な文書がいつでも素早く探せるように文書管理は分類ルールを設け徹底して行っている。
電子データのみ保存しておくものと、一定期間は紙でも保存しておかないといけない書類があるため、そこも分かるように記載しておく。数年後には紙媒体でのやり取りもほとんどなくなっているんだろうな。（そうであってほしい！）17:00
年末調整用の申告書を準備する。来月からメンバーにも年末調整の準備をしてもらう必要があるから、来週の全体会議で告知をしよう。給与計算から逆算してスケジュールを立てないと。申告書の回収・確認作業には念のため余裕を持たせておこう。18:30
今日のToDoは全て終わり！計画通りに作業が終わった時には、なんとも言えない達成感がある。明日のスケジュールを確認。月初処理と就業規則の見直しがメインの作業になる予定だ。上司に業務終了をメッセージで送信。
さあ、夕飯の準備にとりかかろう。
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