Claris Connect で Claris FileMaker と電子契約サービス「クラウドサイン」を連携しよう!(動画あり)

2021年10月26日 07:11 AM

事例

弊社では昨年のコロナ禍以降、一時期全社員がテレワークへ切り替わり会社には殆ど人がいない状態が続きました。
その中で困ったことが契約書など、どうしても捺印をしなければならない書類です。

 

紙契約書の悩み

弊社では契約締結までは以下のような流れになっていました。

お客様と契約書の内容確認のためWordでやり取りし、内容を確定させる

契約書のワークフロー申請で承認をもらう

承認をもらったら、契約書を2部印刷し製本(たまに失敗しやり直す)

社長に捺印してもらう

送付状を作って、返信用封筒を用意して封入してポストへ投函

メールでお客様に契約書送付のご連絡

契約書が戻って来ない場合は、確認のご連絡

契約書が戻ってきたら、台帳に契約書名お客様名を記載して一時的な保管箱に入れる

総務スタッフが保管箱に入っている契約書のスキャンを撮ってPDF化しFileMaker の顧客管理に登録

契約書原本はバインダーに入れて、倉庫に収納

 

・・・改めて一つ一つ作業を書くと、なんて面倒なことをしていたのでしょうか。

さらにテレワークになったことで、契約書を送るタイミングで出社し、契約書が戻ってくるタイミングでまた出社しなければならないという状況でした。また、お客様もテレワークになっていて契約書がいつまで経っても返ってこない、ということもありました。

 

 

電子契約サービス導入へ

弊社では、弁護士ドットコムが提供する電子契約サービス「クラウドサイン」を利用することにしました。

こちらを選択した理由の1つには、Claris Connect で使用できるコネクタがあり、Claris FileMaker との連携が考えられるためです。

 

クラウドサインでは何ができる?

クラウドサインは、契約締結から契約書管理までが可能なクラウド型の電子契約サービスです。
クラウドサインでは、ざっくりと

・書類オンライン上にアップロード
・宛先を指定すると、相手にはメールが届く
・オンライン上で書類の確認
・オンライン上で合意、締結

ができます。

こちらを利用することで、
契約書をWordで作成しメールでの確認のやり取りや、印刷、製本、捺印、送付などの手間が省略でき、契約書のために出社する必要がなくなりました。

 

Claris FileMaker と連携

弊社では、FileMaker で顧客管理をしているのですが、

顧客管理からボタン1つでクラウドサイン上に契約書類を作成

締結したら、契約書が顧客管理に登録される

ようになると、さらに便利になります。

 

そこで、Claris Connect を利用し、

FileMaker の顧客管理からクラウドサイン送信ボタンを押す

お客様に確認依頼メールが送付される

お客様はメールを受信し契約書を承認

担当者へメールで承認の通知が届くとともに、Claris Connect のフローが起動し FileMaker に契約書が自動で保管される

という仕組みを作成しました。

 

では、ここで実際にデモを交えてご紹介している動画がありますので、よろしければご覧ください。
(動画は約20分です。最初の30秒弊社のCMが流れます。音が流れますのでお気をつけください)

 

 

導入効果

いかがでしょうか?
やっていることはとても単純ですが、これができたことで弊社の営業担当や総務担当の作業はだいぶ軽減されました。

弊社は、もともと契約書のやり取りが多いわけではありませんが、
それでも秘密保持契約書や業務委託契約書など一ヶ月に5~10件ほどの契約書のやり取りが発生します。

1つの契約書にかかる営業1人あたりのトータルの作業が1時間ほどだったとして、最大10時間かかっていた作業が、一人あたり最大5分、トータルで50分、9時間近くの短縮になります。

実際には、まだ電子契約書での締結ができないお客様や契約書もありますので、ここまで削減できているわけではありませんが、それでも数時間単位で短縮することができています。

 

 

ご相談は・・・

2021年11月11日(水)より開催されます Claris Engage Japan 2021 と同日に開催されますClaris Engage Japan Annex では、オンライン上で皆様とお話ができるオープンスペースの会場が用意されています。

開催期間中、登録不要、出入り自由となっており、
複数のClaris パートナーが参加しており、お気軽にお話ができる場所になっています。

弊社では、クラウドサインとの連携を始め、他のクラウドサービスとの連携についてのご相談も承っておりますので、もしよろしければ、お気軽にお立ち寄りくださいませ。