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メールの活用がビジネスを左右する時代になってきた。そこで今回はメールをもう少し便利に使う方法を、お客様からのお問い合わせの大変に多い内容をいくつかご紹介しようと思う。ただしあくまでも、ご自分の責任で行っていただきたいことと、マイクロソフト社のOutlookExpress（以下OE）が中心になることをお許しいただきたい。
メールのやり取りが増えてくると、今までのデータがたまってきます。しかしOEでは起動時に今までのメールをすべて読み込む仕掛けになっています。当然メールの数が増えれば、起動に時間がかかってきます。目安としてはOEの起動時に、右下に「ただいま読み込み中○○パーセント」と出てきたら、整理をしたほうが良いでしょう。
古くていらないメールは削除してしまう方法は簡単ですが、大切なメールが有るので捨てることは出来ない、という方も多いでしょう。わたしはメールの保存場所を新旧二つに分けて利用しています。OEではメールのデータを保存しているフォルダがあり、その保存先フォルダを変更することで新旧それぞれのメールデータを参照することが出来ます。
具体的にお話しましょう。
●まず準備として「すべてのファイルとフォルダを表示」します。 1.
任意のフォルダを開きます。 2.メニューの「ツール」から「フォルダオプション」を選びます。 3｡「表示」タグを選び、「すべてのファイルとフォルダを表示する」を選びます。（図1）
● 次にメールの保存先フォルダを探します。 1. OEのメニューの「ツール」から「オプション」を選びます。 2.「メンテナンス」タグの「保存フォルダ」をクリックします。(図2)
3.そうするとメールの保存先フォルダがわかります。 こうしてわかったフォルダを、OEを終了させた後、いったん複製します。再度OEを起動させ、いらないメールや古いメールを削除してください。こうすれば、いざというときに上記の方法で、保存フォルダを変更すれば削除してあるデータを参照することが出来ます。
メールが増えてくると、探し出すのも大変になってくる。整理をする意味でも、こういった場合は「受信トレイ」のほかに、ある特定のフォルダを作り、そこに受け取ったメールを自動的に保存するのが望ましいでしょう。たとえばイエス商事から来る（ドメイン名ywc.com）メールを「イエス」フォルダに自動的に保存したい、とします。
● 保存フォルダを作ります。 1. OEの右側にある「受信トレイ」を右クリックして「フォルダを作成」を選びます。 2.フォルダ名（この場合「イエス商事」）を入力して「OK」をクリック。
● 自動的に保存させます。 1. メニューの「ツール」から「メッセージルール」から「メール」を選び「新規作成」をクリックします。(図3)
2.「1.ルールの条件・・・」では『送信者にユーザーが含まれている場合』の左側のチェックボックスをクリックします。(図4)
3.「2.ルールのアクション・・・」では『指定したフォルダに移動する』のチェックボックスをクリック。 4.「3.ルールの説明」で下線部分をクリックして『ユーザーが含まれている』には『ywc.com』を、『指定したフォルダ』には『イエス商事(先ほど作成したフォルダ)』を選びます。 5。最後に「4.ルール名」をつけて終了です。
以上で、送り主のメールアドレスに「ywc.com」とついたメールはすべて、「イエス商事」フォルダに自動的に移動することになります。
まだまだご紹介したいことはたくさんあるのだが、インターネットや書店で販売されているマニュアル等を参照に、もっと便利で楽な道具に仕上げていただきたいものだ。
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